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    Erfolgsfaktor Wissensmanagement

    Der Faktor "Wissen" gewinnt für viele Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Jedoch wird Wissensmanagement in den seltensten Fällen betrieben - zum Nachteil für Existenzgründer.

    Wissen ist seiner Natur nach eine persönliche Angelegenheit. Hierin liegt für Unternehmen ein gewisses Risiko. Denn wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, verlässt mit ihm häufig auch jede Menge an spezifischem Fachwissen die Firma. Aus den zurückgebliebenen Unterlagen lässt sich der Ablauf bestimmter Prozesse oft nur unzureichend nachvollziehen. Die Folge ist häufig, dass das vielbeschworene Rad tatsächlich neu erfunden werden muss. Durch effektives Wissensmanagement lassen sich solche Szenarien verhindern.

    Worum geht es beim Wissensmanagement?

    Wer Instrumente zur besseren Steuerung in Sachen Wissensmanagement implementieren möchte, sollte sich zunächst vor Augen halten, worum es bei Wissen eigentlich geht. Denn das Wissen stellt den Endpunkt einer Kette dar. Grundsätzlich basiert alles Wissen auf Daten. Diese Daten haben allerdings für sich genommen häufig nur einen sehr begrenzten Wert. Erst durch die richtige Verknüpfung einzelner Daten entstehen Informationen. Deshalb nützt es für das Wissensmanagement nichts, wenn die Unterlagen eines Mitarbeiters im Haus verbleiben. In ihnen sind für Nichteingeweihte nur Daten vorhanden. Aus diesen lassen sich die notwendigen Informationen entweder gar nicht oder nur mit großem Aufwand herausfiltern. Das eigentliche Wissen aber entsteht aus dem Zusammenspiel einer Vielzahl von Einzelinformationen. Selbst wenn sich also bestimmte relevante Informationen aus den verbliebenen Daten ziehen lassen geht das eigentliche Wissen mit dem Weggang eines Angestellten verloren. Die wichtigsten Bausteine von Wissensmanagement nach Probst, Raub und Romhardt sind:

    1. Wissensidentifikation
    2. Wissenserwerb
    3. Wissensentwicklung
    4. Wissensverteilung
    5. Wissensnutzung
    6. Wissensbewahrung

    Eine Frage der richtigen Vernetzung

    Wenig effektiv ist es, wenn alle Mitarbeiter für sich selber eigene Sammlungen anlegen und ordnerweise Unterlagen über ihre Arbeitsvorgänge ablegen. Zu im Unternehmen verfügbaren Informationen wird das Wissen der einzelnen Beschäftigten, wenn alle relevanten Informationen in eine zentrale Datenbank einfließen. Vor allem in Zeiten projektbezogener Arbeitsaufteilung und flacher werdenden Hierarchien gewinnt die Vernetzung in Unternehmen immer stärker an Bedeutung. Dabei geht es nicht nur um die persönliche Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sondern auch um die Vereinfachung des Informationsaustausches mithilfe eines zentralen Wissenspools. Vor allem holt diese Arbeitsweise die Angestellten dort ab, wo sie in Sachen Kommunikation und Verbreitung von Informationen dank Facebook und Co. ohnehin stehen. Die Techniken innerhalb der privat genutzten sozialen Netzwerke lassen sich auf das firmeninterne Wissensmanagement übertragen.

    Aufbereitung und Sicherung von Informationen

    Allerdings können die Abläufe und Mechanismen von Facebook oder Twitter selbstverständlich nicht eins zu eins übernommen werden. Denn zum einen geht es beim Wissensmanagement um die Sicherung relevanter Informationen und zum anderen müssen die Suchfunktionen wesentlich besser ausgestaltet sein als innerhalb der sozialen Netzwerke. Diese fungieren als Kommunikationstool während es beim Wissensmanagement um die Sicherung und die schnelle und einfache Verfügbarkeit von Sachinformationen geht. Entsprechend gibt es mit Haufe Suite und anderen Programmen eine Reihe spezifischer Softwarelösungen zur Implementierung eines effektiven Wissensmanagements. Gerade Existenzgründer mit einer für gewöhnlich hohen Mitarbeiterfluktuation, sollten darauf setzen, entsprechende Vorkehrungen zur Sicherung des im Unternehmen vorhandenen Wissens möglichst von Anfang an zu treffen. Denn das erneute Einarbeiten in Arbeitsabläufe und Prozesse beansprucht viele Ressourcen. Selbstverständlich muss auch Zeit zur Pflege der Tools aufgewandt werden. Diese fällt im Vergleich aber deutlich geringer aus und lässt sich weiter reduzieren, wenn die Sicherung von Informationen im Unternehmen zur ständigen Übung geworden ist.

    4 Schritte: Wissensmanagement im Unternehmen einführen

    Der Erfolg der Einführung von Wissensmanagement ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Theorie und Praxis bieten zahlreiche Konzepte, die die hiermit verbundenen Schritte im Wesentlichen in vier Bereiche unterteilen:

    1. Wissensbedarf festlegen: Im ersten Schritt sollte der der Wissensbedarf festgelegt werden. Welches Wissen ist eigentlich für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend?
    2. Make-or-buy-Entscheidung: Im zweiten Schritt ist abzuwägen, ob eigenes Wissen im Unternehmen aufgebaut werden soll oder ob Wissen oder ob Wissen von außerhalb des Unternehmens beschafft werden kann.
    3. Verteilung von Wissen: Welche Anstrengungen sind notwendig, damit das beschaffte Wissen effizient im Unternehmen an die richtigen Stellen verteilt werden kann? Und welche Maßnahmen sind erforderlich, damit das neue Wissen das alte ersetzt?
    4. Bewertung: Waren die oben aufgeführte Maßnahmen Zielorientiert und hat sich das Wissen innerhalb des Unternehmens positiv entwickelt.

     

    Weiterführende Informationen zum Thema Wissensmanagement:

    25 Best-Practice-Beispiele zum Wissensmanagement

    Software zum Thema Wissensmanagement

    Weiteres Wissen für Existenzgründer auf gruendershop.de