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    Der deutsche Mittelstand entdeckt Managed Print Services für sich

    Viele mittelständische Unternehmen realisieren, dass sie perfekte Leistungen und Dienste anbieten, die bei einem größeren Unternehmen aufgrund von Marktferne unmöglich wären. Die vorhandenen Kunden sind begeistert, doch manchmal können die Unternehmen wenig neue Kunden akquirieren und das Potential bei Bestandskunden nicht ausschöpfen. Denn für die professionelle Erstellung und den Versand von Unterlagen findet sich im betrieblichen Alltag kaum Zeit. Doch dafür gibt es eine Lösung mit dem Ziel, noch mehr Umsatz und Wachstum generieren zu können. Managed Print Services sichern den Informationsfluss.

    Managed Print Service ergänzen die Druckerwartung um einen wichtigen Baustein

    Bild: Managed Print Service ergänzen die Druckerwartung um einen wichtigen Baustein / Copyrights: Konica Minolta

    In einer von der IDC Deutschland GmbH durchgeführten Umfrage wurde erfragt, welche externen Leistungen kleine und mittelständische Unternehmen von externen Anbietern für das Drucken in Anspruch nehmen. Dabei nutzen mehr als die Hälfte aller Unternehmen Leistungen wie die Wartung und den Support beinahe jedes zweite Unternehmen setzt auf Fremdleistungen für die Beschaffung von Geräten. Verbrauchsmaterial wie Papier, Toner und ähnliches kaufen immerhin 47 % der Unternehmen nicht selbst. Zudem kommt die Studie zu dem Schluss, dass die meisten Unternehmen die Druckleistungen in Zukunft mit Consulting oder Unterstützung eines Spezialisten durchführen möchten. Neben der reinen Beratungsleistung und deren Mehrwert sehen die Unternehmen die Chance zu effizienteren und besseren Investitionen in neue Druckgeräte. Die Ergebnisse der Umfrage kann man hier lesen: http://www.idc.de/press/presse_idc_studie_pmds2012.jsp

    Der Erfahrung nach sind diese Projekte am vielversprechendsten, wenn sie in mehreren und aufeinander aufbauenden Schritten durchgeführt werden. Damit wird ein Sammelsurium ganz unterschiedlicher Geräte und dem Einkauf von Überkapazitäten ein Riegel vorgeschoben. Bewährt hat sich ein Einsatz wie er beispielsweise bei Konica Minoltas Managed Print Services zu finden ist.

    Die Bestandsaufnahme als erster Schritt

    In einem ersten Schritt werden die bisherige IT-Umgebung inklusive der vorhandenen Multifunktionsdrucker, Laser Drucker und vielleicht auch der "Offline Welt? der Kopierer untersucht. Dieser Ist-Bedarf an Druckleistungen wird mit den vorhandenen Kapazitäten verglichen geprüft. Auf die Bestandsaufnahme folgt die Analyse und Optimierung des Geräteparks. Bedeutende Fragen hier: Werden die Druckaufträge auch mit den passenden Geräten gedruckt oder wird eine riesige Auflage - für die eine Druckstraße erforderlich wäre - tagelang auf einem Office Drucker gedruckt.

    Den Ist-Workflow verändern und Chancen nutzen

    Die Analyse des Geräteparks kann auch mit der Untersuchung des Workflows und des Wertschöpfungspotenzials verbunden werden. Wo gehen wertvolle Kontaktmöglichkeiten verloren? Sollten allen Rechnungen ab einem bestimmten Wert zusätzliche Info Flyer beigelegt werden? Diese und viele weitere Fragen können zu einem Gesamtbild führen, welches die zukünftig wünschenswerte Menge an Druckleistungen beschreibt. Dabei gehen die Unternehmen vollkommen ergebnisoffen vor. Das Ergebnis kann ein "mehr", aber auch ein "weniger" an Druckleistungen sein.

    Miete, Arbeitszeit und Kosten sparen

    Erstaunlicherweise können die Spezialisten für Managed Print Services die in Zukunft anfallenden Mengen sehr gut aufgrund der Erfahrung in der Druckbranche und aufgrund von Benchmarks mit branchengleichen Betrieben sehr gut einschätzen. So kann der Umfang der schwarz/weiß-Drucke auf dem Laser Drucker oder dem Multifunktionsdrucker ebenso gut eingeschätzt werden wie die Farbdrucke in Laser- oder Offset-Qualität. Druckarten können auch in einem Auftrag gemischt werden, so dass für alle Kunden gleiche Bestandteile im Kopierer angefertigt und erst in der Versandstraße beigelegt werden. In allen Fällen geht der Druck durch Spezialisten wesentlich schneller und spart eine Menge an Miete, Arbeitszeit und Gemeinkosten. Denn der Spezialist kann hohe Investitionen besser und in Zeiten einer hohen Nachfrage einen Zwei-Schicht-Betrieb nutzen.

    Drucker Hersteller bieten Managed Print Services an

    Neben Konica Minolta bieten auch andere renommierten Hersteller von Druckern Managed Print Services an. Wesentliches Ziel ist die Bündelung der Kräfte des Unternehmens. Durch professionellen Service werden Ausfallzeiten vermieden, da der spezialisierte Dienstleister für alle Geräte ein Back-Up zur Verfügung hat. Somit kann Aktionsware schnell beworben und ab verkauft werden, bei der Warten auf ein Ersatzteil und der verspätete Start einen wesentlichen Umsatzverlust bedeuten würde. Denken Sie an die Modeindustrie mit bis zu 6 Kollektionen im Jahr, bei der jeweils etwa 42-44 Verkaufstage zur Verfügung stehen. Ein Maschinenausfall von 2-3 Tagen kann den Informationsfluss zu Kunden beeinträchtigen und die gesamte Versandplanung erschweren.

    Den Liquiditätsvorteil nutzen

    Ein wesentliches, von vielen mittelständischen Unternehmen genanntes Argument für die Nutzung von Managed Print Services ist die geringere Eigenkapitalbeanspruchung. Bei der Auslagerung wird nur die genutzte Kapazität bezahlt, ein hohes Investment in Geräte entfällt. Gerade in Zeiten der Verschärfung der Eigenkapitalregeln bei Banken und einer befürchteten Kreditklemme ist dies nicht zu unterschätzen.

    Managed Print Services verbinden also die Kosteneinsparung mit mehr Flexibilität, einer einfacher zurechenbaren Kostenbelastung sowie auch einer erhöhten Zuverlässigkeit.