Prozessautomatisierung - Ablauforganisation verbessern, Effizienz steigern

Unternehmen stehen vor zahlreichen Herausforderungen, wenn sie versuchen, sich in einem sich stetig verändernden Umfeld zurechtzufinden. Sie müssen innovativ sein, Marktchancen nutzen, bevor es die Konkurrenz tut und flexibel genug sein, um auf Veränderungen zu reagieren. Die Prozessautomatisierung sorgt dafür, dass ein Teil der anfallenden Arbeit digital abgewickelt werden kann, ohne dass ein menschliches Eingreifen oder eine Überwachung erforderlich ist. Damit hilft sie Unternehmen, schnellere und verbesserte Strukturen für alle Arbeitsabläufe zu schaffen, die Ablauforganisation effizienter zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Prozessautomatisierung in Kürze

Man stelle sich vor, Unternehmen würden kein Geld und keine Kunden mehr aufgrund verlegter Dokumente, Kommunikationsfehler oder verzögerter Ausführungen und Aktionen verlieren - lauter ärgerliche, aber leider vorkommende Fehler. Tatsächlich lassen sich diese Fehler durch die Automatisierung von Prozessen und eine somit strukturiertere und effizientere Organisation sehr leicht vermeiden.

Eine Prozessautomatisierung führt zu Kostensenkung, weniger Fehlern, verbesserter Qualität und einem höheren ROI. Sie vereinfacht Prozesse, Abläufe und Kommunikation innerhalb des Unternehmens sowie zwischen Unternehmen und Kunden, Auftraggebern und Lieferanten.

Ganz konkret bedeutet Prozessautomatisierung den Einsatz von Technologien und Software zur Durchführung von Prozessen bzw. um eine bestimmte Funktion oder einen Arbeitsablauf zu erreichen. Automatisierte Funktionen sind so programmiert, dass eine Aktion weitere verwandte Aktionen auslöst. Es handelt sich daher bei der Prozessautomatisierung genauer gesagt meist um eine Abfolge von vorprogrammierten Aktionen.

Formen der Prozessautomatisierung

Die Prozessautomatisierung kann verschiedene Formen und Ausprägungen annehmen. Vier gängige werden wir Folgenden vorstellen:

• Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation - BPA)
• Digitale Automatisierung (Digital Process Automation - DPA)
• Robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation - RPA)
• Intelligente Prozessautomatisierung (Intelligent Process Automation - IPA)

Schaubild zu den verschiedenen Formen der Prozessautomatisierung

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Ein Unternehmen kann je nach Größe, Art des Unternehmens und seinen Zielen viele verschiedene Geschäftsprozesse haben. Ob bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters, der Ausführung eines Kundenauftrags, der Erbringung einer Dienstleistung oder der Genehmigung eines Kreditantrags: Wer Geschäftsprozesse automatisiert, kann eine maximale Produktivität gewährleisten. Denn die Geschäftsprozesse beinhalten in der Regel eine Menge Papierkram und E-Mail-Threads. Und wenn innerhalb eines Prozesses ein Fehler gemacht wird, kann dies die Effizienz des gesamten Prozesses beeinträchtigen und zu Kommunikationsstörungen und verpassten Fristen führen.

Ganz allgemein hilft die Automatisierung von Geschäftsprozessen einem Unternehmen, diese Abläufe zu strukturieren, zu beschleunigen, den Mitarbeitern Arbeit abzunehmen und Fehler zu vermeiden.

Digital Process Automation

Bei der digitalen Prozessautomatisierung werden Entwicklungstools zur Automatisierung von Prozessen eingesetzt, die sich über mehrere Anwendungen erstrecken können. Der Ansatz konzentriert sich auf Automatisierung oder Teilautomatisierung von Aufgaben in einer Vielzahl von Geschäftspraktiken, die in der Regel eine gewisse Form der menschlichen Interaktion erfordern. Im Unterschied zu BPA, das vor allem Aufgaben abnehmen soll, hilft DPA den Mitarbeitern im Unternehmen, besser mit genutzten Systemen zu interagieren. Zu den allgemeinen Zielen der digitalen Prozessautomatisierung gehören beispielsweise die Aufrechterhaltung der Prozesstransparenz und Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen.

Robotic Process Automation

Die RPA nutzt im Unterschied zu einer eher „klassischen“ Prozessautomatisierung wie die BPA einen anderen Ansatz. RPA ermöglicht es, Computersoftware oder einen "Roboter" so zu konfigurieren, dass er die Handlungen eines Menschen nachbildet und innerhalb digitaler Systeme interagiert, um bestimmte Aufgaben auszuführen. RPA-Roboter nutzen die Benutzeroberfläche, um Daten zu erfassen und Anwendungen zu manipulieren, genau wie ein Mensch es tun würde. Die Roboter interpretieren, lösen Antworten aus und kommunizieren mit anderen Systemen. Was sich kompliziert und teuer anhört, ist tatsächlich eine relativ günstige und einfach umsetzbare Automatisierungslösung. Denn RPA ist nicht invasiv und nutzt die bereits bestehende Infrastruktur, ohne bestehende Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen. Allerdings wird RPA nur zur Automatisierung einzelner Aufgaben statt kompletter Prozesse eingesetzt.

Intelligente Prozessautomatisierung

Die intelligente Prozessautomatisierung reicht weiter als die RPA. Denn die Software umfasst RPA und andere Formen der Automatisierung wie DPA und kombiniert diese mit KI und Machine Learning. Bei der IPA geht es also um die Integration von Robotik mit mehreren Komponenten aus verschiedenen Technologien. Damit führt IPA da weiter, wo RPA an die Grenzen stößt. IPA kann komplexe Aufgaben in automatisierte und flexible Arbeitsabläufe umwandeln. Typische Anwendungsbeispiele für den Einsatz von IPA sind die Automatisierung von Kundenaufträgen oder die Bearbeitung von Versicherungsanfragen.

Welche Prozesse eignen sich am besten zur Automatisierung?

Automatisierungstools sind vielfältig und flexibel. Und das ist gut so. Denn jedes Unternehmen hat eigene Herausforderungen, Anforderungen und Vorstellungen. Und Prozessautomatisierung ist für unterschiedlichste Branchen – vom produzierenden Gewerbe über Transport- und Logistikbranche bis hin zu Gesundheits- und Personalwesen essenziell geworden.

Geschäftsprozesse, die sich für die Automatisierung eignen sind unter anderem:

• Kundenbetreuung
• Kostenverfolgung und bestimmte Bereiche der Buchhaltung
• Rechnungsstellung
• Datensicherheit

Es ist wichtig, einige Kriterien festzulegen, bevor die passenden Automatisierungswerkzeuge für ein Unternehmen bestimmt werden. Vor allem, wenn ein Unternehmen sich noch am Beginn der Automatisierung befindet, heißt es, herauszufinden, welche Aufgaben und Abläufe zuerst automatisiert werden. Prozesse, die sich für die Automatisierung eignen, sind leicht ausfindig zu machen, wenn man nach bestimmten Erkennungsmerkmalen sucht:

• mühselige, einfache und sich wiederholende Arbeiten
• logische und regelbasierte Aufgaben
• Tätigkeiten, von denen eine große Anzahl von Mitarbeitern betroffen ist
• Aufgaben, die mit großen Datenmengen verbunden sind
• zeitkritische Aufgaben
• fehleranfällige und potenziell ungenaue Aufgaben

Anhand dieserart festgelegten Kriterien ist es einfacher, potenzielle Prozesse zu erkennen, die von einer Automatisierung profitieren würden.

Zudem ist auch hier wieder die Kommunikation im Unternehmen maßgeblich. Denn Management und Teamleiter sowie Mitarbeiter kennen die Herausforderungen eines Unternehmens in der Regel sehr gut und sollten sich für eine optimale Prozessautomatisierung austauschen. Auf diese Weise wird der Prozess von der Basis aus und nicht von oben nach unten bewertet. Die Frage nach der Produktivität sollte dabei immer im Vordergrund stehen.