Wissenswertes rund um die DSGVO

Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung DSGVO in der Praxis

Bereits bevor diese neue Verordnung gesetzlich gültig wurde, war sie dauerhaftes Gesprächsthema. Wie es so häufig der Fall, herrscht in solchen Situationen eine gewisse Unsicherheit über die Umsetzbarkeit im Berufsalltag. Und tatsächlich gibt es nun eine Menge hinsichtlich der Webpräsenz oder der datenschutzkonformen Anpassung der Büroeinrichtung zu beachten und Regeln, die unbedingt eingehalten werden müssen. Für alle Gründer und Jungunternehmer, die von der DSGVO betroffen sind, gibt der gründershop hier rund um das Thema wertvolle Informationen und Tipps weiter.

Grundsätzliche Informationen zur DSGVO

Der Einführungstag für die EU-weite Datenschutzgrundverordnung war der 25. Mai 2018. Die Verordnung betrifft alle Unternehmen, die im Internet tätig sind (z.B. mit einem eigenen Onlineshop) oder die, die personenbezogene Daten nutzen (z.B. für die Erhaltung des Kundenkontaktes). Unternehmer sind nunmehr durch die DSGVO dazu angehalten, dem Nutzer sowohl die Verarbeitung der Daten als auch die Dauer der Speicherung mitzuteilen. Es muss dem Nutzer die Chance zur Einwilligung der personenbezogenen Datenerhebung gegeben werden und sie müssen einen leichten Zugang zu ihren Daten erhalten. Viele Unternehmen stellen entsprechend einen eigenen Datenschutzbeauftragten ein. Wichtig für alle Gründer ist:

• Die Nutzungsbedingungen on- und offline müssen der Datenschutzgrundverordnung angepasst sein!
• Bestehen bei Jung-Unternehmern bereits die Nutzungsbedingungen, so sind diese sofort auf den aktuellen Stand zu bringen

Tipp: Auch die Büroeinrichtung muss datenschutzkonform werden

Ein vielbeachteter Punkt bei der DSGVO ist auch die Umsetzung im Büroalltag. Da innerhalb der Verordnung die Rede von 'abschließbaren Büromöbeln' ist, dieser Aspekt jedoch nicht weiter vertieft wird, entsteht Unsicherheit ob der datenschutzkonformen Büroeinrichtung. Hintergrund für diesen Punkt der DSGVO ist, dass personenbezogene Daten nicht nur virtuell, sondern auch haptisch sicher zu verwahren sind. Das bedeutet im Alltag, dass Kundendaten immer vor der Einsehbarkeit durch Dritte geschützt sein und nach Bearbeitung weggeschlossen werden müssen. Computer haben passwortgeschützt zu sein. Die Uneinsehnbarkeit wird durch eben jene angesprochenen abschließbaren Büromöbeln erwirkt. In keinem Büro mehr fehlen darf also ein verschließbarer Aktenschrank. Dazu empfiehlt der gruendershop ein Modell mit 3-Punkt-Schließung. Sehen Sie sich für ein passendes Produkt gerne unseren Onlineshop speziell für Gründer an. Bei diesen Aktenschränken ist die datenschutzkonforme Verschließbarkeit garantiert. Sollte Ihr Unternehmen über einen Empfangsbereich verfügen, so überprüfen Sie bitte auch diesen. Gerade dort wird vielfach mit Kundendaten umgegangen. Seit der Einführung der DSGVO sind entsprechende Akten nur noch einzeln herauszuholen und nach Gebrauch sofort wieder wegzuschließen. Bei dem Verlassen des Büros abends ist dafür Sorge zu tragen, dass keine Akten mehr offen zugänglich herumliegen. Auch die Türen zu den Büros sind abzuschließen. Bereits vorhandene Regale sollten nur noch zur Aufbewahrung von z.B. Bürobedarf oder Büchern eingesetzt werden.